Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams cho người mới bắt đầu - Học và hội họp trực tuyến

 

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams cho người mới bắt đầu

Microsoft Teams là nền tảng hợp nhất trò chuyện liên tục, tích hợp ứng dụng với bộ công cụ văn phòng cùng tính năng mở rộng. Mời bạn xem cách sử dụng nền tảng này trên máy tính và điện thoại cho người mới bắt đầu bên dưới nhé!

Danh mục và các bước

1. Tải ứng dụng Microsoft Teams và đăng kí tài khoản sử dụng

2. Tổng quan sử dụng Microsoft Teams

Teams và Channel trên Microsoft Teams

Menu (Danh mục) trên Microsoft Teams

3. Cách sử dụng Channel Tabs

Hội thoại (Conversation)

Tệp (Files)

Ghi chú trên Microsoft Teams

Thêm Tab

Microsoft Teams là một hệ thống cung cấp khả năng trò chuyện, hội họp, ghi chú và chia sẻ tệp, phục vụ công việc của các nhóm, được tích hợp với bộ Office 365 cho thuê của công ty, gồm bộ Microsoft Office, Skype, và các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các sản phẩm không phải của Microsoft.

Tính năng chat được tích hợp các chức năng của Lync: tìm kiếm đồng nghiệp trong công ty để chat, khả năng tạo Group chat giống Facebook, cài đặt sự kiện, tạo khảo sát trong nhóm, chia sẻ tài liệu,… nhưng chức năng của Microsoft Teams được nâng cao hơn.

Ngoài ra, trong group chat, các thành viên có thể tag các thành viên khác trong nhóm để giao việc theo lịch hẹn, theo dõi tiến độ làm việc của thành viên được giao việc, gần đến deadline, Teams sẽ nhắc nhở deadline cho người được nhận việc.

1Tải ứng dụng Microsoft Teams và đăng kí tài khoản sử dụng

Microsoft Teams hiện được Microsoft cung cấp theo 2 hình thức: Teams miễn phí và Microsoft Teams cao cấp (Premium) cho Doanh nghiệp và Trường học.

Link tải Microsoft Teams trên thiết bị: iOS và Android

2Tổng quan sử dụng Microsoft Teams

Teams và Channel trên Microsoft Teams

Khi bắt đầu làm việc nhóm, cần một team. Việc thiết lập Teams rất dễ dàng và được thực hiện trong một vài cú nhấp chuột. Trong đó, đầu tiên bạn cần nhập tên team và mô tả về team, sau đó cho phép các thành viên trong nhóm được thêm vào.

Mỗi Team được tạo ra gồm các phần phụ, được gọi là Kênh (Channel). General Channel sẽ tự động được tạo, có thể có nhiều Channel trong một Team. Ví dụ: Khi tạo Team Marketing và sau đó là các channel như Social Media, Product Launch, Content,…

Menu (Danh mục) trên Microsoft Teams

Dọc phía bên trái, có thể điều hướng đến các khu vực khác nhau trong Teams. Chẳng hạn: Trò chuyện (Chat), Cuộc họp (Meeting), Tệp (Files) và Hoạt động (Activity).

- Hoạt động (Activity): Hiển thị các hoạt động mới nhất của Team mà bạn tham gia, giúp bạn luôn cập nhật thông tin.

- Trò chuyện (Chat): Nơi lưu giữ các cuộc hội thoại và cung cấp lịch sử trò chuyện đầy đủ. Tuy nhiên, để trò chuyện trong một team, nên sử dụng Teams menu và tổ chức trò chuyện nhóm trong Conversation để tiện lợi hơn.

- Teams: Tổng quan về tất cả các Team của bạn mà bạn là thành viên và cho phép bạn đi sâu vào từng Channel được tạo trong các Team này.

- Cuộc họp (Meeting): Được đồng bộ các cuộc họp từ Outlook và cho phép lên lịch các cuộc họp trong tab Meeting được gửi đến Team.

Nếu muốn lên lịch các cuộc họp khác với người dùng hoặc cá nhân bên ngoài, thì vẫn sẽ cần sử dụng Outlook, vì tab Teams meeting chỉ để lên lịch cuộc họp trong Team. (Lưu ý mục đích là hợp tác nhóm, không phải quản lý lịch làm việc của nhóm).

- Tệp (File): Trong Tệp, có thể nhanh chóng tìm và xem tệp trên OneNote, OneDrive và trong Teams (lưu trữ trong các trang SharePoint riêng).

Ngoài ra, còn có một tab rất hữu ích Tab Recent, giúp nhanh chóng truy cập các tài liệu mới nhất mà mình đang làm việc, và một lối tắt đến khu vực Tải xuống (Download).

3Cách sử dụng Channel Tabs

Mỗi Channel đều có các tab riêng biệt như sau:

Hội thoại (Conversation)

Là một trong những tính năng chính của MS Teams, cho phép mỗi Team có cuộc thảo luận tập trung được lưu và dễ dàng tìm kiếm. Đây là thành phần trung tâm, nơi tất cả các hoạt động nhóm được ghi lại từ việc chia sẻ tệp đến các cuộc gọi video.

Chức năng @mentions cho phép gắn thẻ người tham gia hoặc thậm chí cả nhóm để thông báo, người được đề cập đến sẽ nhìn thấy thông qua biểu tượng @ màu đỏ. Người dùng có thể thích nội dung và chia sẻ biểu tượng cảm xúc hoặc ảnh động GIF.

Tệp (Files)

Các tác vụ trên Files này bao gồm khả năng xóa, tải xuống, di chuyển tệp, mở, sao chép, chỉnh sửa hoặc nhận liên kết để chia sẻ với người khác, cung cấp tất cả các tính năng chính có trong ứng dụng gốc, giúp bạn tránh bị xao nhãng khi sử dụng các ứng dụng khác nhau.

Có thể bắt đầu Group Chat bên cạnh tệp, cho phép thảo luận nhóm trong khi tất cả hoạt động trên tệp và cuộc hội thoại này vẫn sẽ xuất hiện trong chuỗi Hội thoại.

Ghi chú trên Microsoft Teams

Ghi chú sẽ đưa bạn đến ứng dụng OneNote được chia sẻ trên Team, có thể xem và chỉnh sửa OneNote của mình, hoặc có thể nhấp để chỉnh sửa trong ứng dụng OneNote.

Thêm Tab

Ngoài 3 tab tự động sẵn có, có thể thêm các Tab khác gồm Planner, Excel, Word, bảng điều khiển Power BI, và nhiều hơn.

Các sản phẩm khác của Microsoft có thể dễ dàng được thêm vào, sự tích hợp này giúp cho Teams có lợi thế rất lớn cho cộng tác và chia sẻ.